El costo de digitalizarse

// May 25th, 2009 // Industria IT

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Aunque resulte difícil de creer, todavía existen muchas empresas que siguen manejando el negocio con lápiz y papel. Pero el negocio ha crecido y la necesidad de control es mayor. Ni hablar de que el resto del mundo va a una velocidad mayor por causa de la informatización. Pero, ¿cuánto cuesta llevar el negocio al mundo de los bytes?

La cuestión tiene tantas respuestas como empresas existen, pues está claro que cada una es un mundo aparte y con necesidades diferentes. Sin embargo, a fin de dar una idea aproximada, Café & Negocios elaboró un presupuesto orientativo, con algunos consejos y claves para tener una idea de por dónde van los tiros.

Nuestra premisa será la de mejor rendimiento a menor costo posible, aunque la realidad del lector pueda diferir del resultado de este ensayo.

El salto de CoffeeUY
La misión, entonces, será informatizar la importadora de cafés CoffeeUY SRL, una empresa ficticia que hemos inventado para la ocasión.

Esta compañía va a cumplir dos años en el mercado. Lo que empezó como un hobby se convirtió de repente en un negocio rentable y creciente. Sus dos socios de golpe se han encontrado que no están solos, y que junto a ellos hay un equipo compuesto por tres administrativos, un encargado de marketing, tres vendedores, tres auxiliares de depósito, dos repartidores y una recepcionista.

En este momento solo disponen de dos ordenadores que usaban en sus casas, desde el que gestionaban el movimiento de mercadería desde una planilla de Excell. La contabilidad la tenían tercerizada, pero la mayor parte de los procesos y operaciones restantes la llevaban a mano, y luego las pasaban al Excell.

Equipos
Lo primero que consideraremos son los computadores. Las dos computadoras no solo no alcanzan, sino que están obsoletas. Es necesario que todos los puestos de trabajo estén informatizados, así que se necesitarán un total de nueve ordenadores, pues para el personal de depósito solo hace falta uno y el de calle no utilizará.

Hoy el mercado ofrece costos muy reducidos a lo que era tan solo tres años atrás. Un computador de escritorio actual (que tenga un procesador de doble núcleo y 1 Gb de memoria RAM) oscila los US$ 450, dólares más, dólares menos. Esta semana Tienda Inglesa tiene una oferta de equipos Olidata por menos de ese monto. Esto haría un total de US$ 4.950.

Movilidad
Sin embargo, se puede optimizar más, tanto en costo como en funcionalidad de los equipos. Los directores de la firma han incorporado los viajes a su rutina y son los principales en cerrar acuerdos. Así que necesitan movilidad. Por ello deberán tener un notebook y no un PC de escritorio.

De esa forma pueden llevarse también el trabajo a casa (¿acaso hay un empresario que no lo haga?). Esto implicaría gastar US$ 5.850, calculando que un laptop decente ronda los US$ 900.

Es más, sí. Pero lo bajaremos utilizando para los empleados los llamados PC ultralivianos (no son netbooks).

Se trata de equipos que no tienen ni microprocesador, ni RAM ni unidades de disco, y que sustituyen a los ordenadores de escritorio como estaciones de trabajo.

Resulta que la mayoría de los usuarios comunes (o de oficina) no llega a usar más del 10% de la capacidad de su computadora. Los ultralivianos aprovechan ese rendimiento ocioso para compartir recursos de un solo PC entre varias estaciones. De esa forma, por cada computadora con Windows se pueden generar hasta diez terminales. Esto produce un ahorro, no solo en el precio, sino en mantenimiento, cantidad de licencias de software y energía.

Entonces, lo que haremos será comprar un PC de escritorio más potente, para garantizar mayor rendimiento y con un disco duro de unos 280 Gb; el precio aproximado es de US$ 530. A su vez, por cada ultraliviano (una de las opciones en Uruguay es la de PC Expanion), más el correspondiente monitor, teclado y mouse de cada uno, estaremos pagando alrededor de US$ 180 (otra opción es usar netbooks que cuestan alrededor de US$ 200 en el exterior). Retomando la cantidad de equipos, en total estaríamos gastando US$ 3.790.

Falso servidor
Un dato a tener en cuenta es que el PC que compremos oficiará de servidor, sin necesidad de instalarle un sistema operativo con esas capacidades. A este equipo lo vamos a usar para instalar aplicaciones, dar conexión a Internet al resto de la red, usarlo como central de almacenamiento y le adicionaremos un disco duro extra para hacer respaldos de los datos.

Software
Lo siguiente a considerar son las aplicaciones. Aquí debemos contemplar cuatro ámbitos: sistemas operativos, software ofimático, software de gestión y el antivirus. El mercado ofrece muchas opciones en la actualidad. Aquí citaremos algunos en concreto, pero no quiere decir que sean las mejores o peores opciones; la intención es facilitar el tema con costos reales.

En lo que respecta el sistema operativo, hemos escogido Windows Vista Business, esto tanto para la PC que oficiará de servidor como los notebooks. La licencia OEM tiene un valor de US$ 180, pero ya está incluida en el costo de los equipos. Había otras opciones, como alguna distribución gratuita de Linux.

Sin embargo, la balanza se ha inclinado a favor de Microsoft porque lo necesitamos para poder utilizar los PC ultralivianos, los empleados están familiarizados con ambientes Windows (ya hay muchos cambios como para agregar uno más) y brinda un soporte más barato. El mercado está lleno de técnicos para estos sistemas, pero no pasa lo mismo con Linux.

Por tanto la mano de obra para el software libre es más cara. El mantenimiento puede rondar los US$ 150 por mes. Podemos conseguir un técnico (help desk) por unos US$ 100 al mes.

Office o software libre
En cuanto a lo que son las aplicaciones ofimáticas, la primera opción es Office. La versión Small Business 2007 tiene un costo de US$ 312, mientras que la Basic ronda los US$ 250. Necesitaríamos un total de tres licencias, pero como estamos reduciendo costos apostaremos por un software libre que nos ofrece planillas, editores de textos y presentaciones: OpenOffice.

El uso de esta herramienta es muy similar; además, cada vez agrega más funcionalidades. También cabe preguntarse cuánto juego le saca verdaderamente un usuario promedio a Word. Otra opción de bajísimo costo es StarOffice.

Seguridad
En lo que respecta al antivirus, hay muchas opciones muy buenas y gratuitas también. Pero necesitaremos una versión empresarial que vigile nuestra red (los empleados son los peores enemigos de la seguridad) de virus y ciberactividades maliciosas. Una opción es el AVG Internet Security Network Edition, que tiene un costo de US$ 260 para tres licencias por dos años.

Sistema de gestión
En este apartado nos queda considerar el software de gestión. Esto es clave para el negocio. Lo que buscamos es una solución completa, que contemple el apartado comercial y administrativo (ventas, cobranzas, compras, pagos, stock, documentos, cuentas corrientes, facturación), la contabilidad (asientos automáticos, balances, mayores, diarios), y ya que hay un encargado de marketing brindarle un pequeño CRM para gestionar contactos, oportunidades de venta, seguimiento postventa; tampoco vendrá mal una agenda de tareas interna.

Todo esto lo ofrece ZetaLibra, un completo software de gestión desarrollado por Zeta Software. El costo de la licencia es de aproximadamente US$ 1.200 ($ 24.000 + IVA); esto se instala en el PC que escogimos como servidor y se puede usar desde todos los terminales sin restricción de usuarios.

Más movilidad
Sin embargo, si contemplamos la necesidad de movilidad, de poder acceder a los datos de cualquier lado, consultas en tiempo real, podemos optar por la versión de alquiler por mes (SaaS) de ZetaLibra. El costo es de unos US$ 76 e incluye dos usuarios; cada licencia adicional vale unos US$ 13. Así que tendríamos un cargo fijo de US$ 180 al mes.

Esta opción no necesita ser instalada ni implica comprar nuevos equipos. Se accede a las aplicaciones desde el navegador de Internet. Se ahorra en mantenimiento. A su vez, nos permite mantener la información integrada en un solo lugar y, por ejemplo, acompañar el crecimiento del negocio. Si en el futuro adicionamos un local o punto de venta es solo sumar una nueva licencia de usuario más.

Conexión a Internet y red
Todo va tomando forma, pero nos queda armar la red para poder comunicar los equipos entre sí y tener acceso a Internet. Los costos de los materiales para el montaje de la misma dependen del tamaño del local. Está claro que no usaremos los mismos metros de cable para un lugar de 70 m2 que para uno de 130 m2 y con varias reparticiones. Se calcula en promedio unos US$ 20 por estación (esto incluye cables, ductos, tornillos, cajas y fichas). A su vez, la mano de obra por cada lugar de trabajo ronda los US$ 30.

Como tenemos 12 estaciones (las notebooks tienen WiFi, pero nunca se sabe; contamos una conexión para tener la impresora en red), gastaremos US$ 550. Y nos estábamos olvidando de sumar el costo de un técnico para que configure las computadoras e instale el software: alrededor de US$ 300 (también es freelance).

A esto debemos sumarle unos US$ 50 por el rutero WiFi de cuatro bocas, para poder compartir la conexión, y un par de switch (son multiplicadores para enchufar los cables) de ocho bocas cada uno, para poder distribuir mejor la red, a un costo de US$ 19 cada uno.

Luego nos queda sumar el costo de la conexión a Internet. Dado el nivel de operaciones, optaremos por un plan de tarifa plana, con 1024 bps de velocidad de bajada y 128 bps de subida. Para mandar mail y navegar en Internet alcanza. Esto tiene un costo mensual de US$ 36. Ahora está la promoción de bonificación del 50% durante los primeros cuatro meses.

A su vez, podemos evitar pagar el costo de instalación si lo postergamos al final del contrato.Como seguramente lo renovemos, nunca lo pagaremos.

Impresora
Para el final hemos dejado la impresora. Quizás hagan falta más de dos, dado el número de personas. En este punto lo que hay que tener en cuenta es el ahorro. Este empieza por imprimir solo lo necesario, y aplicar prácticas como usar las dos carillas de una hoja al imprimir un documento.

El ahorro también se produce en el precio de los cartuchos de tinta o tonner. Por eso, cuando se va a comprar una impresora, no solo hay que guiarse por el precio de esta, sino también en el costo de la tinta. Estos dispositivos han bajado mucho de precio, y se puede conseguir un multifunción (que incluye también fax, fotocopiadora y scanner) por unos US$ 100. Para la adicional alcanza con una de US$ 60.

Costo final
Haciendo cuentas, digitalizar CoffeeUY nos costará una inversión inicial de US$ 5.328 y un mantenimiento mensual de US$ 316, que implica la ADSL, el software de gestión y el servicio de un técnico en ordenadores. Al principio puede parecer mucho, pero esta inversión se amortiza con el aumento de productividad en el negocio.

Este informe fue publicado el domingo 24 de mayo de 2009 en Café & Negocios de El Observador. Para poder verlo en en formato diario puedes hacerlo en los siguientes links: pág1 y pág2.

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